Praktyczne wykorzystanie zasobów budżetowych w analizie kosztów przedsięwzięcia – budżetowanie w MS Project 2010.
Już w wersji 2007 MS Project została wprowadzona możliwość zdefiniowania nowego typu zasobu – zasobu budżetowego. Zasób ten powinien być wykorzystywany jeśli chcemy śledzić budżetowe zasoby pracy, materiałowe lub kosztowe w porównaniu z planowanymi (bazowymi) i faktycznymi zasobami pracy, materiałowymi lub kosztowymi. Praktycznie jest on wykorzystywany przez managerów, którzy przydzielają budżety na realizację całych projektów (bądź ich etapów w danym okresie czasu).
Zasoby budżetowe można przypisać jedynie do całego projektu (a konkretnie do zadania sumarycznego projektu), nie można przydzielać ich do poszczególnych zadań w projekcie. Dodatkowo można je przydzielić w określonym czasie trwania projektu.
Następnie wykorzystując raporty wizualne czy też analizę danych (tylko w project serwer) można monitorować wykonanie projektów względem budżetów.
Pracę rozpoczynamy od zdefiniowania zasobów w widoku arkusza zasobów i oznaczeniu ich jako budżetowe w oknie Informacje o zasobie.
Jak zauważyliśmy zasób ten nie jest dostępny bezpośrednio w polu „Typ”, podczas definiowania, ponieważ zasobem budżetowym może być zarówno praca, materiał jak i koszt, ale jest możliwy do włączenia za pośrednictwem dodatkowego pola wyboru „Budżetowe”, podobnie zresztą jak informacja o tym czy dany zasób jest zasobem ogólnym (rodzajowym).
Podczas dodawania zasobów budżetowych nie możemy definiować dla nich kosztów, ich ilości oraz pracy, będzie to możliwe dopiero po dodaniu zasobów do zadania sumarycznego projektu.
Jeśli nasz projekt nie posiada zadania sumarycznego musimy je włączyć na zakładce Formatowanie.
Teraz dopiero możemy dodać zdefiniowane zasoby do projektu. Pamiętajmy, że tylko zasoby budżetowe mogą być przydzielane do zadania sumarycznego projektu.
Cały czas nie przypisaliśmy dla zasobów kosztów, aby to zrobić musimy przełączyć się na widok Obciążenie zadaniami. Jeśli przypisaliśmy do projektu zasoby budżetowe praca i materiał musimy dodać w widoku arkusza kolumnę Praca budżetowa, jeśli natomiast dodaliśmy tylko zasób koszt – dodajemy kolumnę Koszt budżetowy. Możemy potrzebować też obydwie kolumny, tak jak w przykładzie. Na skali czasu także dodajemy analogiczne pola.
Możemy teraz wprowadzić do pól wartości odpowiadające wartościom budżetów w danym okresie czasu.
W przypadku zasobów kosztowych możemy wprowadzać tylko informacje w polach Koszt budżetowy, lecz nie w polach Praca budżetowa (w przykładzie – Koszty). W przypadku zasobów pracy i zasobów materiałowych można jedynie wprowadzać informacje w polach Praca budżetowa, lecz nie w polach Koszt budżetowy (w przykładzie – Podwykonawcy i Materiały).
Na potrzeby tutoriala zdefiniowałem nowe widoki, jeden tylko przedstawiający koszty oraz kolejny przedstawiający wartości pracy budżetowej, aby wyglądało przejrzyście. Przykładowo wprowadzone wartości budżetu dla kolejnych kwartałów budowy mogą wyglądać następująco:
Dysponując określonym budżetem na wydatki związane z personelem, materiałami potrzebnymi do budowy oraz dojazdami i innymi kosztami w ramach projektu, mamy możliwość wprowadzać rzeczywiste wartości w trakcie wykonywania prac, a następnie porównywać je między postępem budżetowym a faktycznym, aby sprawdzić, czy występuje konieczność regulacji planu.
Część informacji jesteśmy w stanie odczytać z zestawienia tabeli Kosztów na widoku Wykres Gantta.
Jak widzimy, budżetowanie pozwala nam dodatkowo kontrolować projekt, poprzez możliwość analizy kosztów zapisanych w planie bazowym, do tych rzeczywiście poniesionych, oraz tych założonych w budżecie. Mamy także analogiczną możliwość monitorowania pracy rzeczywistej, porównując ją z pracą wg.harmonogramu, z pracą wg.planu bazowego oraz z pracą budżetową dodając odpowiednie kolumny do tabeli Praca.
Monitorując projekt możemy skorzystać także z raportów wizualnych Praca Budżetowa i Koszt Budżetowy otrzymując raport wykresu przestawnego MS Excel.
poinformuj znajomych
subskrybuj RSS